So wird das Jahresgespräch zum Erfolg

Viel heiße Luft um nichts: Oft genug sind Beschäftigte nach ihrem Mitarbeitergespräch ebenso schlau wie zuvor. Mit Kritik muss man sich aber nicht zurückhalten - wenn man dabei einige Punkte beachtet.

Bringt mich ohnehin nicht weiter, denken wahrscheinlich viele, wenn sie vom Chef zum sogenannten Mitarbeiter- oder Jahresgespräch gebeten werden. Und warten einfach ab, was so kommt. Das ist aber nicht unbedingt die beste Einstellung für solch ein Gespräch.

Entscheidend ist vor allem eine gute Vorbereitung. Oft liegt dem Mitarbeitergespräch ein standardisierter Prozess zugrunde. Also Fragebögen, die zur Bewertung und Dokumentation ausgefüllt werden, um für alle Beschäftigten eine vergleichbare Basis zu schaffen. Das bietet eigentlich nicht viel Raum, eigene Themen oder Impulse zu setzen.

Deshalb ist vor allem die Haltung wichtig, mit der man in ein solches Gespräch geht: Nicht nur passiv anhören, was gut und was schlecht gelaufen ist, wie hoch der Bonus ausfällt und was die formalen Ziele für das nächste Jahr sind. Sie sollten aktiv Dinge ansprechen, die ihnen selbst wichtig sind.

1. Typische Themen kennen

Aber wie sieht eine gute Vorbereitung aus? Eine Art Tagesordnung wird es im Vorfeld eher nicht geben. Einige Themen kommen im Mitarbeitergespräch allerdings immer wieder auf den Tisch.

Grundsätzlich soll ein Status quo festgehalten werden. Es gehe also darum, den Eindruck, den die Führungskraft vom Mitarbeiter hat, zu besprechen. Außerdem dreht sich das Gespräch meist um einen Leistungsabgleich sowie um Stärken, Schwächen und Kritikpunkte. Wo stehe ich im Unternehmen? Wie kann ich mich weiterentwickeln?" - diese Fragen sollten ebenfalls eine Rolle spielen.

2. Grobe Gesprächsrichtung abklopfen

Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, bei der Führungskraft vorzufühlen, wie das Gespräch in etwa aussehen soll: Man könnte zum Beispiel fragen, was der oder die Vorgesetzte erwartet - ob man selbst etwas vorbereiten oder einbringen soll. So könne man eine grobe Richtung des Gesprächs abklopfen.

Man sollte auch den Prozess zu erfragen, also wie das Gespräch strukturiert ist und abläuft. Um sich inhaltlich vorzubereiten, sollte man sich überlegen: Woran wird mein Chef mich messen?

3. Auf Negatives vorbereitet sein

Dazu lohnt auch ein Blick in die Unterlagen zum letzten Mitarbeitergespräch: Was ist seit dem letzten Gespräch gut gelaufen? Welche Ziele habe ich erreicht? Was ist vielleicht nicht so gut gelaufen und was ist der Grund dafür? Wer sich auch auf negative Punkte vorbereitet, kann darauf professioneller reagieren oder diese Themen vielleicht selbst ansprechen.

Notieren Sie sich die Punkte im Vorfeld, die Sie selbst ansprechen möchten. Die Notizen kann man ruhig mit ins Gespräch nehmen - so vergisst man nichts und die Notizen helfen einem, strukturiert zu bleiben. Das ist ein Anzeichen, dass man gut vorbereitet ist und sich Gedanken gemacht hat.

Wer mehrere Punkte hat, die er selbst ansprechen möchte, sollte den Vorgesetzten am besten kurz vorwarnen, damit auch der sich kurz vorbereiten kann und sich zeitlich darauf einstellen kann.

4. Mit eigenen Ideen glänzen

Wer etwas zu kritisieren hat, der kann das im Mitarbeitergespräch durchaus tun. Wichtig ist, dabei professionell und sachlich zu bleiben. Und: Bei der bloßen Kritik sollte man es nicht belassen: Am besten sei es, gleich einen Alternativ-Vorschlag zu machen. Oft kann man die eigentliche Kritik auch unter seine Verbesserungsvorschläge fassen.

Wenn manche Arbeitsabläufe nicht gut funktionieren, könne man eigene Ideen einbringen und somit über den eigenen Arbeitsbereich hinausschauen.

5. Auf Kritik nicht mit Abwehrhaltung reagieren

Was aber, wenn das Gespräch ganz und gar nicht glänzend läuft und viel mehr negatives Feedback kommt als erwartet? Fachliche Kritik sollte man mitnehmen und nach dem Gespräch drüber nachdenken, wie man es besser machen kann. Bevor es zu emotional wird oder man nur abwehrend reagiert, sollte man lieber einen zweiten Termin machen, um noch mal darüber zu sprechen.

Wer überrascht vom negativen Feedback ist, sollte das ruhig sagen. Im Gespräch lässt sich dann klären, wie die unterschiedlichen Sichtweisen zustande gekommen sind. Außerdem bietet es sich an, die Erwartungshaltung des Gegenübers abzuklopfen: Fragen Sie konkret nach: Was muss ich anders machen, damit Sie finden, ich habe einen guten Job gemacht?

6. Protokoll schafft Verbindlichkeit

Wichtig ist, die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs zu dokumentieren. So verliert man bis zum nächsten Gespräch nicht seinen Fokus und ist bei Abmachungen besser abgesichert. Das schafft Verbindlichkeit und eignet sich als Absicherung sehr gut.

Beide Seiten sollten das Protokoll absegnen. Es sollte nichts in die Personalakte wandern, was der Mitarbeiter nicht gesehen hat.