In Online-Meetings überzeigend auftreten

Online-Meetings machen es schwer, Nähe herzustellen und Empathie zu zeigen. Deshalb müssen Führungskräfte mehr noch als im physischen Gespräch klar und eindeutig kommunizieren. Nachfolgend wird aufgezeigt, wie man sich in Online-Meetings überzeugend präsentiert.

Auf ein Online-Meeting muss man sich genauso vorbereiten, wie auf jeden anderen Gesprächstermin. Oder besser noch: Ein Online-Meeting stellt alle Beteiligten vor besondere Herausforderungen, und man sollte darum mindestens so gut vorbereitet sein, wie auf ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Nur dann kann es Ihnen gelingen, ihre Stärken, ihre Persönlichkeit, ihre Executive Presence auch online sichtbar zu machen. Auch in einem winzigen Laptopfenster oder via Smartphone kann man sich überzeugend präsentieren – wenn die Vorbereitung stimmt.

1. Die Tücken von Online-Meetings

Die organisatorische und technische Basis ist mittlerweile vorhanden: eine zumindest semi-professionelle Ausleuchtung, die Webcam auf Augenhöhe, ein aufgeräumter Hintergrund ohne verräterische Botschaften. Die Online-Tools wurden vorher getestet, Telefone und Türklingel sind stummgeschaltet. Aber das reicht nicht.

Zu den Tücken von Online-Meetings zählt, dass die wichtigen nonverbalen Signale im Verborgenen bleiben. Ein zustimmendes Nicken oder eine skeptisch gerunzelte Stirn sind selten zu erkennen. Das macht es schwierig, Interaktion herzustellen, Nähe und Empathie zu spüren und zu zeigen. Genau aus diesem Grund gilt: Wer mit Inhalten und Botschaften überzeugen und auch die stilleren Teilnehmerinnen und Teilnehmer mitnehmen und integrieren will, braucht vor allem Klarheit. Mehr noch als im physischen Gespräch müssen klare Strukturen, eine klare Sprache, Gestik und Mimik vorhanden sein.

2. So schaffen Sie eine klare Struktur

Setzen Sie Orientierungspunkte: Moderatoren von Online-Meetings haben die Aufgabe, regelmäßig den Stand der Dinge mitzuteilen beziehungsweise zusammenzufassen ("Bisher haben wir besprochen", "Wir sind an dieser und jener Stelle"). Wer einmal den Anschluss verliert und draußen ist (und sei es wegen einer kurzen Störung im WLAN oder sonstigen Ablenkung), kommt nur schwer wieder hinein.
Geben Sie Rückmeldung: "War das jetzt gut, was ich gesagt habe, oder kompletter Unsinn?" Fehlende Rückmeldung sorgt für Unsicherheit bei jedem Einzelnen. Feedback sollte daher Teil der Meeting-Struktur sein und vernehmbar ausgesprochen werden. Mit dem Icon "Daumen hoch" eine Wortmeldung zu kommentieren ist nett gemeint – bleibt aber oft unsichtbar. Verbalisieren Sie Ihre Wertschätzung. Empathie ist (nicht nur) Führungsaufgabe.
Binden Sie alle Beteiligten ein: Introvertiertere Kolleginnen und Kollegen brauchen länger, bis sie sich zu Wort melden. Es mangelt online an Möglichkeiten, sich nonverbal bemerkbar zu machen (leichtes Aufrichten im Stuhl, der Blickkontakt zur Konferenzleitung) – mit dem Ergebnis, dass die Stillen still bleiben. Schaffen Sie daher aktiv Absätze und Zeiträume, in denen Teilnehmerinnen und Teilnehmer einige Sekunden über eine Antwort nachdenken können.
Setzen Sie Moderatoren ein: Von einem unverständlichen Durcheinander profitiert niemand. Planen Sie bei wichtigen Online-Meetings mit mehreren Teilnehmerinnen und Teilnehmern eine Moderatorin bzw. einen Moderator ein, dessen Aufgabe es ist, Struktur zu geben, Redebeiträge zu kanalisieren und die mitteilungsbedürftigsten Dauerredner zu bremsen.

3. So sorgen Sie für Klarheit in der Sprache

Konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche: Online-Meetings sind Stress. Verzerrte Bilder, rauschender Ton, die fehlenden Reaktionen auf den eigenen Wortbeitrag – all das sorgt dafür, dass alle Teilnehmer sehr viel mehr an Konzentration aufbringen müssen. Deshalb gilt es, zum Punkt zu kommen. Halten Sie jeden Wortbeitrag kurz und klar. Nur dann werden Sie gehört.
Bleiben Sie natürlich: Die Position vor der Kamera kann zu einer Verkündigungshaltung verleiten, und führt leicht zu einer Sprache, die präsidial daherkommt. Begreifen Sie Ihre Kommunikation im Online-Meeting als Dialog, nicht als Bühne für offizielle Statements. In Ihrer eigenen Sprache zu bleiben ist zudem das beste Rezept gegen Versprecher und Blackouts.
Sprechen Sie verständlich: Dazu gehören aktive statt passiver Formulierungen, Verben statt Substantive, kurze Hauptsätze statt komplizierter Nebensatzkonstruktionen. Was für jede Präsentation und jeden Vortrag gilt, gilt auch und besonders in Online-Meetings. Hier ist es noch mühsamer, einem unverständlichen Redner zu folgen.
Formulieren Sie eindeutig: Ironie, eine augenzwinkernde Bemerkung oder gar Sarkasmus sind in Präsenzmeetings schon ein heikles Thema, vor einer Kamera ein Tabu. Zu groß ist die Gefahr, dass Zwischentöne ungehört bleiben und damit zu Missverständnissen führen ("Hat der/die das jetzt wirklich so gemeint?").

4. So erreichen Sie in Online-Meetings Klarheit in Gestik und Mimik

Testen Sie vorab, in welchem Bildausschnitt Sie zu sehen sind: Es macht keinen Sinn – und wird eher verwirren – wenn Ihre Hände etwas illustrieren, aber für Ihr Gegenüber unsichtbar bleiben. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Gestik etwas reduzierter einsetzen, um keine Hektik im Bild zu erzeugen.
Schauen Sie in die Kamera: Nur, wenn Sie direkt in das Kameraobjektiv schauen, fühlt sich Ihr Gegenüber angesprochen. Selbst flüchtige Augenbewegungen Richtung Stichwortzettel, Chatfenster oder zu sich selbst auf dem Monitorbild wirken irritierend. Die Crux an der Sache ist: Wenn Sie dem Gegenüber auf dem Monitor ins Gesicht schauen, schauen Sie in dessen Wahrnehmung an ihm vorbei. Der Blick in das kleine schwarze Loch fühlt sich unangenehm an – es führt kein Weg daran vorbei: man muss ihn üben. Ein Post-It mit einem aufgemalten Pfeil kann helfen, die Augen Richtung Kameralinse zu lenken.
Halten Sie Abstand: Wenn Sie sich während eines physischen Meetings leicht nach vorne beugen, wird dies kaum wahrgenommen. Sich bis auf wenige Zentimeter der Webkamera zu nähern kann bereits als übergriffige Bedrohungsgeste interpretiert werden.
Nehmen Sie eine für Sie angenehme Position ein: Es gibt kein Gesetz, dass Sie bei einem Online-Meeting sitzen müssen. Eine stehende Position erleichtert in der Regel die Gestik der Hände und sorgt dafür, dass Sie auf natürliche Weise überschüssiges Adrenalin abbauen. Testen Sie, mit welcher Position Sie sich präsenter und komfortabler fühlen – das alleine zählt.

5. Eine Konferenzkultur der Klarheit und Empathie als Ziel

Hohe Flexibilität, eine bessere Öko-Bilanz und eingesparte Reisekosten sind nur einige der Vorteile von Online-Meetings, die zahlreiche Unternehmen zu schätzen wissen. Das persönliche Miteinander werden sie niemals ersetzen, aber sie sind ein hilfreiches, ergänzendes Instrument, und als solches sollte man sie verstehen. Gut vorbereitet und klar strukturiert ist es durchaus möglich, Kunden und Partner zu begeistern, statt nur zu beschallen, und Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu integrieren, statt sie zu isolieren.